C-26, r. 309 - Règlement sur la tenue des dossiers et des cabinets de consultation des urbanistes

Updated to 1 September 2012

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chapitre C-26, r. 309

Règlement sur la tenue des dossiers et des cabinets de consultation des urbanistes

Code des professions

(chapitre C-26, a. 91, 1er et 3e al.).

SECTION I DÉFINITIONS ET INTERPRÉTATION

1.01. Dans le présent règlement, à moins que le contexte n’indique un sens différent, on entend par:

a)  «Ordre»: l’Ordre professionnel des urbanistes du Québec;

b)  «urbaniste»: quiconque est inscrit au tableau de l’Ordre;

c)  «cabinet de consultation»: le lieu principal où un urbaniste dispense des services professionnels, à l’exclusion de la salle de travail des employés de cet urbaniste.

Décision 82-05-19, a. 1.01.

1.02. La Loi d’interprétation (chapitre I-16) s’applique au présent règlement.

Décision 82-05-19, a. 1.02.

1.03. Rien dans le présent règlement ne doit être interprété comme excluant l’utilisation de l’informatique ou de toute autre technique pour la constitution et la tenue des dossiers d’un urbaniste.

Décision 82-05-19, a. 1.03.

1.04. La section III ne s’applique qu’au cabinet de consultation où un urbaniste exerce à son propre compte ou pour le compte d’un urbaniste ou d’une société d’urbanistes.

Décision 82-05-19, a. 1.04.

SECTION II TENUE DES DOSSIERS

2.01. Sous réserve de l’article 2.07, un urbaniste doit tenir, à l’endroit où il exerce sa profession, un dossier pour chacun de ses clients. En cas d’utilisation de l’informatique ou de toute autre technique pour la constitution et la tenue d’un dossier, la banque d’informations pourra être située à l’extérieur du cabinet de consultation à condition que l’urbaniste ait accès à cette banque à partir de son cabinet et que l’accès à cette banque soit exclusif.

Décision 82-05-19, a. 2.01.

2.02. Un urbaniste doit consigner dans chaque dossier les éléments et renseignements suivants:

a)  la date d’ouverture du dossier;

b)  le nom du client, son adresse, son numéro de téléphone;

c)  une description sommaire du mandat confié par le client;

d)  une description succincte des services professionnels rendus et leur date;

e)  les recommandations faites au client et les documents qui lui sont transmis;

f)  les annotations, la correspondance et les autres documents relatifs aux services professionnels rendus;

g)  une compilation des heures affectées à la consultation par lui et son personnel;

h)  un relevé des dépenses encourues par l’urbaniste et son personnel dans le cadre du mandat confié par le client;

i)  un répertoire des documents prêtés par le client.

Décision 82-05-19, a. 2.02.

2.03. L’urbaniste doit tenir à jour chaque dossier jusqu’au moment où il cesse de rendre des services professionnels à la personne concernée par ce dossier.

Décision 82-05-19, a. 2.03.

2.04. L’urbaniste doit conserver chaque dossier pendant au moins 5 ans à partir de la date du dernier service rendu à moins que le client ne prenne possession du dossier.

Décision 82-05-19, a. 2.04.

2.05. L’urbaniste doit conserver ses dossiers dans un local ou un meuble auquel le public n’a pas librement accès et pouvant être fermé à clef ou autrement.

Décision 82-05-19, a. 2.05.

2.06. Lorsqu’un client retire un document du dossier qui le concerne, l’urbaniste insère dans ce dossier une note indiquant la nature du document et la date du retrait.

Décision 82-05-19, a. 2.06.

2.07. Lorsqu’un urbaniste est membre ou à l’emploi d’une société, ou lorsqu’il est à l’emploi d’une personne physique ou morale, les dossiers tenus par cette société ou cet employeur relativement aux personnes concernées par les services que rend cet urbaniste, sont considérés, aux fins du présent règlement, comme les dossiers de ce dernier s’il peut y inscrire les éléments ou renseignements mentionnés à l’article 2.02; s’il ne peut le faire, il doit tenir un dossier pour chacune de ces personnes.

L’urbaniste doit signer ou parapher toute inscription ou tout rapport qu’il introduit dans un dossier conformément au premier alinéa.

Décision 82-05-19, a. 2.07.

SECTION III TENUE DES CABINETS DE CONSULTATION

3.01. L’urbaniste doit aménager son cabinet de consultation de façon à ce que la confidentialité des conversations soit assurée.

Décision 82-05-19, a. 3.01.

3.02. L’urbaniste doit afficher son permis à la vue des visiteurs dans son cabinet de consultation.

Décision 82-05-19, a. 3.02.

3.03. L’urbaniste doit tenir à la disposition du client, pour consultation, une copie du Code de déontologie des membres de l’Ordre des urbanistes du Québec (chapitre C-26, r. 302) et du Règlement sur la procédure de conciliation et d’arbitrage des comptes des urbanistes (chapitre C-26, r. 308). Il doit également inscrire sur chacun de ces règlements l’adresse de l’Ordre.

Décision 82-05-19, a. 3.03.

SECTION IV DISPOSITION FINALE

4.01. (Omis).

Décision 82-05-19, a. 4.01.

RÉFÉRENCES

Décision 82-05-19, 1982 G.O. 2, 2607, suppl. 290